Hoe krijg ik onze medewerkers weer actiever en assertiever?

bron: Managersonline.nl

Vraag
"Het huidige klimaat in ons bedrijf zorgt voor veel onzekerheid en daardoor lijkt het gedrag van de medewerkers verandert. Men is passiever en de sfeer is slecht. Het is niet meer duidelijk wat medewerkers daadwerkelijk vinden en er wordt minder meegedacht op bijeenkomsten. De afname van assertiviteit baart mijn zorgen en ik vrees dat het werk daaronder gaat lijden. Wat te doen?"

Antwoord van Asha Kalijan
Het is duidelijk dat de medewerkers voorzichtiger zijn geworden en geen risico’s meer nemen. Zoiets gebeurt als er onzekerheid heerst in een bedrijf. Het feit dat je het woord assertiviteit noemt, geeft aan dat je graag hebt dat medewerkers duidelijk zijn. Dat zal gebeuren, zodra jij daar de randvoorwaarden voor schept.

Het huidige klimaat definiëren
Wat het huidige klimaat nu is, is onduidelijk, maar het effect op de medewerkers lijkt groot. Er moet in ieder geval snel iets veranderen, anders blijven jullie hangen in deze passieve fase.

Ik ga er vanuit dat veranderingen die spelen onomkeerbaar zijn. De wijze waarop veranderingen doorgevoerd worden is echter cruciaal. Dat is bepalend voor het slagen of falen van de verandering. Begin met het nemen van twee stappen:

1. Definieer het huidige klimaat in termen van effecten op de organisatie, de mensen, de klanten of afnemers van jullie diensten en producten.
2. Onderzoek of de huidige aanpak rekening houdt met het effect op de partijen bij 1 genoemd. Let vooral op de manier waarop omgegaan is met communicatie en informatie.

Let op randvoorwaarden zoals een passende infrastructuur en begeleiding op zowel kennis, vaardigheden als gedrag.

Heb je een veranderingsplan, voer verbeteringen dan door in het plan en neem een gepaste fasering. Maak anders een implementatieplan.

Signalen niet negeren
Het is al heel belangrijk dat je de signalen opmerkt en anticipeert op de gevolgen van het huidige gedrag. Doe nu actief iets aan die signalen. Benoem je signalen en kijk wat er aan reacties loskomt. Door het nemen van de eerdere stappen ben je goed voorbereid en kun je een goed respons geven op wat er leeft bij de medewerkers. Erken de punten waarop jullie het beter hadden kunnen doen. Te verwachten is dat mensen nog met vragen en/of onverwerkte gevoelens zitten. Vat het proces van de afgelopen maanden samen, geef aan waarom jullie bepaalde zaken door moeten zetten en zorg ervoor dat de mensen begrijpen waarom de dingen gaan zoals ze gaan . Toon begrip.

Duidelijkheid en tijd
Geef duidelijkheid over eventuele effecten op functies, werkwijze et cetara. Geef ruimte om vragen te stellen en vraag zelf wat men vindt van de situatie. Je hoeft geen zachte heelmeester te spelen, maar schep duidelijkheid en sluit aan bij het proces van de medewerkers. Dat is ze in feite willen. Geef even de tijd om zaken te verwerken. Dan volgt acceptatie van de werkelijkheid.

Speel in op gevolgen voor de werkvloer
Veranderingen moet je regisseren. Pas in het dagelijkse werk zijn effecten en gevolgen van de veranderingen in hun volheid te ervaren. Die effecten en gevolgen kleuren de beleving van de medewerkers. Door daar goed oog voor te hebben en daar op in te spelen kun je zorgen voor een betere werksfeer, een betere doorvoering of acceptatie van veranderingen en uiteindelijk ook voor een betere uitvoering van het werk.