Personeelsgesprek.nl is een bijzonder handig softwarepakket waarmee managers en personeelszaken veel tijd en werkdruk kunnen besparen bij het voorbereiden van personeelsgesprekken.

maandag 18 juli 2011

Drie valkuilen (plus tips) bij het gebruik van 360 graden feedback


gelezen op MT.nl

Haal alles uit uw 360 graden feedback
Met 360 graden feedback verzamelt u vanuit verschillende invalshoeken feedback op het functioneren van een medewerker. Voor steeds meer organisaties blijkt het een krachtige methode om de effectiviteit van medewerkers en teams te vergroten. Dat succes staat of valt met een goede implementatie. HFMtalentindex beschrijft drie valkuilen bij het gebruik van 360 graden feedback en geeft tips hoe u deze voorkomt.

1. Het is voor deelnemers onduidelijk wat het doel is
Zowel voor de beoordeelde persoon als voor de feedbackgevers (collega's, leidinggevenden en ondergeschikten) is het belangrijk dat zij weten waar de 360 graden feedback voor wordt gebruikt. En, net zo belangrijk: waar de 360 graden feedback níet voor wordt gebruikt. Dient de uitslag als beoordeling of als basis voor een persoonlijk ontwikkelingsplan? Wanneer de communicatie over het doel van 360 graden feedback tekort schiet, wekt u onzekerheid in de hand. Dit gaat ten koste van de openheid van deelnemers. Dat leidt tot feedback die onbetrouwbaar en dus onbruikbaar is.

Tip: Communiceer duidelijk waarvoor u 360 graden feedback inzet en houd vast aan uw oorspronkelijke doel. Laat geen ruimte voor twijfels. Wees open. U stimuleert daarmee dat deelnemers open feedback geven aan elkaar.

2. Het is voor deelnemers onduidelijk wat de werkwijze is
Succesvolle inzet van 360 graden feedback vraagt ook om heldere communicatie over de werkwijze. Wanneer onduidelijk is wie wat moet doen op welk moment, kan de methode weerstand en onbegrip oproepen.

Tip: Stel vooraf een gedetailleerde procedure op. Communiceer deze duidelijk naar alle betrokkenen. Geef in de procedure in ieder geval antwoord op de volgende vragen:
- Wie heeft de bevoegdheid om de feedbackgevers aan te wijzen?
- Wordt 360 graden feedback periodiek of op aanvraag ingezet?
- Binnen hoeveel tijd moeten de online vragenlijsten worden ingevuld?
- Binnen hoeveel tijd kan de medewerker het rapport tegemoet zien?
- Wie krijgt het rapport? Hoe bewaakt u de vertrouwelijkheid?

3. Deelnemers weten niet hoe zij de feedback kunnen toepassen in hun werk
360 graden feedback helpt deelnemers om inzicht te krijgen in hun huidige effectiviteit. Daar is vaak wel goede begeleiding bij nodig. Medewerkers moeten de uitslag naar hun dagelijkse praktijk vertalen en concrete ontwikkelpunten voor zichzelf formuleren. Wanneer zij daar onvoldoende ondersteuning bij krijgen, bestaat het risico dat waardevolle feedback onbenut blijft.

Tip: Geef medewerkers concrete handvatten om aan de slag te gaan met de feedback. Laat het rapport nabespreken met de leidinggevende en met een professional die getraind is in het gebruik van 360 graden feedback. Houd ontwikkelpunten voor langere tijd op de agenda en bied gerichte training en coaching. Stimuleer dat medewerkers de uitkomsten van de 360 graden feedback met elkaar uitwisselen. Medewerkers raken op die manier met elkaar in gesprek over hun functioneren, waardoor ook uw team als geheel effectiever wordt.

Meer tips over het gebruik van 360 graden feedback leest u in de gratis whitepaper van HFMtalentindex.

vrijdag 15 juli 2011

Beschouw het personeelsdossier als verzekeringspremie tbv verloop, ontslag en verzuimkosten


Bij veel van onze klanten is het personeesldossier een ondergeschoven kindje.
Het is zelden compleet en vaak zit het vol met losse papiertjes -die we moeten onthouden-.





De meest in het oog springende kosten die kunnen ontstaan zijn:

Ontslag procedure.
Vaak is de medewerker waarvan je afscheid moet nemen al een aantal maanden niet productief. Als je dan ontslag aanvraagt, is bij UWV en/of de kantonrechter een goed en compleet dossier heel belangrijk. Heb je het niet dan duurt de procedure maanden langer, de salariskosten gaan gewoon door en de afkoopsom is niet misselijk.

Op basis van heel veel ervaringscijfers kun je het beste rekening houden met een totaalbedrag aan ontslagkosten van ca. euro 8.000,00. (grofweg 3 maanden salaris en sociale lasten)

Verloop.
Als iemand uit dienst gaat, kost dat al gauw een paar maanden productieverlies. Er zijn werving- en selectiekosten, training etc.

Je kunt er van uitgaan dat je 1,5 a 2 maanden productieverlies moet absorberen. Je mist(bij euro 62,50 per uur) al gauw 15.000,00 euro omzet.
Als je goede personeelsdossier hebt, ben je op tijd in staat om intern voor back-up en opvolging te zorgen. Je kunt de medewerkers dan een beter carrierepad bieden.

Verzuim.
De kosten van verzuim worden gevormd door productieverlies, extra beroep op de arbodienst en evt vervangingskosten.

Als je 1% minder verzuim kunt realiseren, - en waarom zouden je collega's het wel kunnen en jij niet? - dan is dat alweer 2 dagen productiewinst per jaar (of euro 1.000,00)


Tel de bedragen bij elkaar op en je kunt al gauw een leuke middenklasser besparen.
De maandpremie om zo'n auto te verzekeren, is afhankelijk van de polisvoorwaarden, eigen risico en rij-ervaring, maar ligt tussen de 35,00 en 120,00 euro per maand. (bron: independer.nl)En die premie betaal je ook als je nooit schade hebt.

Natuurlijk heb jij minder verloop, minder ontslagprocedures en is je verzuim niet eens zo slecht. Maar een "verzekeringspremie" van ca 3,00 euro per medewerker per maand voor een instrument zoals Reviews, is gezien het bovenstaande een goed idee.

De voorbeeld cijfers zijn gebaseerd op ondernemingen in het MKB met ca 40 medewerkers.

donderdag 14 juli 2011

Nog meer tips om uw personeel te motiveren


11) Geef vertrouwen
Medewerkers gedijen het beste als zij het gevoel hebben dat ze het grootste deel van hun taken beheersen. Behandel werknemers dus vanuit het vertrouwen dat zij hun taken aan kunnen en bied ondersteuning waar zij nog dingen moeten leren. Als u medewerkers het gevoel geeft dat zij hun taken niet beheersen, levert dat alleen maar stress en faalangst op.


12) Geef positieve feedback
De positieve benadering is het meest effectief als u medewerkers wilt aanspreken om iets te veranderen. Daarin begint u met het geven van een compliment en zegt u daarna wat er voor verbetering vatbaar is. Op deze manier geeft u uw personeelsleden zelfvertrouwen.


13) Stem uw benadering af op de medewerker
Stem uw benadering af op de bereidheid en bekwaamheid van de medewerker om een taak uit te voeren. Als een medewerker gemotiveerd en deskundig is, kunt u de taak aan hem delegeren. Bij een medewerker met weinig kennis en ervaring zult u de opdracht gedetailleerd moeten beschrijven en de voortgang moeten controleren.

Is een medewerker gemotiveerd, maar twijfelt hij over zijn kunnen, overtuig hem dan dat hij het kan. Kan hij het wel, maar is hij minder gemotiveerd, overleg dan met hem hoe het werk het beste kan worden gedaan en vraag hem daarin zelf met suggesties te komen.


14) Creëer zekerheid
Bestrijd onzekerheid in een organisatie door zekerheid te creëren. Een goede manier om dat te doen is door te bespreken wat er goed en fout gaat en hoe problemen worden aangepakt.


15) Geef complimenten
Geef uw medewerkers het gevoel dat ze gewaardeerd worden en complimenteer ze voor de dingen die goed gaan.


16) Betaal een goed salaris
Met uw bedrijf heeft u waarschijnlijk een winstoogmerk. Ook uw medewerkers werken om daar geld mee te verdienen. Een te laag salaris demotiveert. Betaal dus naar behoren.
Maar realiseer u ook dat de wereld van uw personeelsleden uit meer dan alleen geld bestaat. Geld als motivatie-instrument heeft een vrij korte werkingsduur van gemiddeld zes weken.


17) Persoonlijke aandacht
Wees betrokken. Informeer bijvoorbeeld naar hobby’s. Het naadje van de kous hoeft u niet te weten. Het gaat u er om dat u weet hoe iemand in elkaar zit en hoe hij zich privé ontplooit. U toont zo interesse en u komt meer te weten over zijn karakter, interesses en persoonlijke situatie. Die kennis kan nuttig zijn als zich problemen voordoen. En u ontdekt de verborgen talenten van uw medewerkers.


18) Laat medewerkers iets aan u hebben
Laat uw medewerkers merken dat ze ook iets aan u kunnen hebben. Bijvoorbeeld door ze goed advies te geven op een terrein dat niet direct met werk te maken heeft.


19) Doe eens een extraatje
Een leuke activiteit is motiverend en draagt bij aan de teambuilding. Organiseer een leuk bedrijfsuitje door te gaan zeilen, of maak een mooie stedentrip. Denk ook aan kerstpakketten en zorg dat iemand in het bedrijf de verjaardagen bijhoudt. Met cursussen en opleidingen kan het personeel zich verder ontplooien.


20) Bereid uw gesprekken goed voor
Als ondernemer voert u waarschijnlijk regelmatig gesprekken met uw personeel. Een goede voorbereiding helpt u deze gesprekken met succes te voeren.

Onze klanten vinden onze Reviews software (al dan niet in-the-Cloud) de slimste manier om in korte tijd hun gesprekken goed voor te bereiden.

gelezen op Businesscompleet

woensdag 6 juli 2011

Tips om uw personeel te motiveren


Hoe gemotiveerder uw medewerkers zijn, hoe beter het werk dat ze afleveren. Het succes van uw onderneming hangt nauw samen met de mate waarin u hen inspireert. Vandaag de eerste tien tips.







1) Wees duidelijk over verwachtingen
Geef duidelijk aan wat de verwachtingen zijn die u van de werknemers heeft en welke eisen u stelt aan de uit te voeren werkzaamheden, zodat zij weten wat ze moeten doen.

2) Stel haalbare doelen
Medewerkers werken het hardst als er een reële kans is dat zij hun doelstellingen bereiken. Ze schakelen dan een tandje bij om de doelstelling te halen. Maar als doelstellingen vrijwel onhaalbaar zijn, leidt het juist tot stress en faalangst. Het remt medewerkers af en zij scoren lager dan zij zonder doelstellingen gedaan zouden hebben. Stel dus haalbare doelen.

3) Laat medewerkers doen waar ze goed in zijn
Werknemers functioneren het beste als ze werk doen waar ze goed in zijn en plezier in hebben. Verdeel het werk dus zo, dat de taken zoveel mogelijk passen bij de personen die ze moeten vervullen.
Dat vervelende klusje dat ook moet, doen ze er dan met alle plezier bij.

4) Voldoende uitdagingen
Zitten er voldoende uitdagingen in de werkzaamheden van uw werknemers? Afhankelijk van de functie en taakomschrijving kan dit voldoende of onvoldoende zijn. Het werk moet geen sleur worden. Zorg voor voldoende uitdagingen, maak gebruik van de creativiteit en oplossingsgerichtheid van uw werknemers en creëer een budget voor trainingen en opleidingen.

5) Goede werkplek
Het soort werk dat moet worden gedaan stelt doorgaans eisen aan de werkplek. Geschikte werkplekken helpen bij een soepele uitvoering van de werkzaamheden en voorkomen gezondheidsklachten.

6) Prettige werksfeer
Niemand werkt graag in een onprettige werksfeer. Vind uit wat voor uw medewerkers belangrijk is. Probeer spanningen en onvrede tijdig te signaleren en weg te nemen.

7) Rotklussen doen
Werk bestaat altijd uit leuke en minder leuke klussen. Voor zowel u als uw personeel. Doe zelf ook rotklussen. Daarmee laat u zien dat u zich er niet te goed voor voelt en dat u uw personeel niet als minderen ziet. U geeft zo bovendien het goede voorbeeld en dat motiveert uw personeel om de vervelende klussen niet te vermijden.

8) Betrek werknemers bij uw bedrijf
Laat werknemers meedenken en reageer daarop. Vooral als werknemers goed geïnformeerd zijn over uw bedrijf, kan meedenken door werknemers tot verrassende input leiden. Dat is waardevol voor u en het motiveert medewerkers als zij zien dat er iets met hun input wordt gedaan.

9) Wees het voorbeeld
Als dga bent u het voorbeeld van het bedrijf. Voorbeeld doet volgen, zowel positief als negatief. Let dus op uw voorbeeldrol, want u zult merken dat uw personeelsleden uw houding kopiëren, zowel binnen het bedrijf als bijvoorbeeld met klanten.

10) Kom uw afspraken na
Als u afspraken met uw personeel maakt, kom deze dan na. Wederzijds vertrouwen is de basis onder de betrokkenheid van uw werknemers.

gelezen op Businesscompleet