Het is een bekend advies van mensen die zich bezighouden met time management: maak een takenlijstje oftewel een to-do-lijst. Op het eerste gezicht lijkt het een prima idee. U bepaalt elke ochtend wat u moet doen en gaat vrolijk aan de slag. Toch zitten er vervelende nadelen aan zo’n takenlijstje. De belangrijkste: ze werken niet...
Hoe gaat het meestal? Het lukt lang niet altijd om je taken op een dag af te krijgen. Dus schrijft u ze de volgende dag weer braaf op het takenlijstje. Wanneer er aan het eind van de dag dan weer enkele taken zijn blijven staan, geeft u zichzelf daarvan de schuld en voelt u zich rot.
Volgens Harvard Business Review is het niet uw schuld, maar deugt het systeem niet. Wat zijn de problemen met zo’n takenlijstje?
Teveel keuzes
Volgens de Amerikaanse psycholoog Barry Schwartz is een grote hoeveelheid aan keuzes fnuikend. Wij raken overdonderd door de talloze mogelijkheden en reageren lang niet altijd op de beste manier. Kortom: wij maken de verkeerde keuzes.
Verwarrende mogelijkheden
De meeste takenlijstjes bevatten een mix van eenvoudige en ingewikkelde taken. De verleiding is groot om vooral de gemakkelijke taken eerst te af te werken. Het geeft voldoening. Wij schuiven de moeilijke taken voor onszelf uit.
Verwarrende prioriteiten
Het ligt ook voor de hand dat de ene taak een veel hogere prioriteit heeft dan de andere. Een hoge prioriteit betekent lang niet altijd dat iets belangrijk is. Maar wij geven meestal toch voorrang aan de taak met de hoogste urgentie en laten de belangrijkste taak versloffen.
Wat dan wel?
Er is gelukkig een eenvoudige oplossing voor dit hardnekkige probleem: de elektronische agenda. Vergeet de to-do-lijst en plan de taken direct in uw kalender. Tip: Stel het alarm in. Houd daarbij rekening met andere afspraken en verplichtingen.
Ruim extra tijd in om allerlei onverwachte zaken af te handelen. Op deze manier kunt u weinig anders dan de taak afmaken. Het werkt in ieder geval een stuk beter dan zo’n takenlijstje met ezelsoren.
Hierboven ziet u een randvoorwaarde schuin afgebeeld. Onze ervaring is dat dat nog niet zo eenvoudig is. We hebben onlangs een fantastische aanvulling ontdekt. Mindjet Connect Action waarmee u dit probleem kunt aanpakken.
Deze handige -in the cloud- oplossing houdt rekening met anderen die net als uzelf, aan verschillende projecten tegelijkertijd meewerken. En hou dan maar eens bij welke taak uit welk project er eerst moet en wie er op je wacht. Mindjet Connect Action, berekent op basis van argumenten zoals, wanneer moet het af, wat is de prioriteit en wie werken er nog meer aan, een soort urgentiegewicht.
De taken met het hoogste gewicht staan dan bovenaan bij ieder van de medewerkers in de verschillende projecten.
We weten nog lang niet genoeg van de mogelijkheden, maar houden u op de hoogte van alle ontwikkelingen.
Wat vindt u?
bron: Managersonline.nl
Posts
Geen opmerkingen:
Een reactie posten