De voordelen van één ding tegelijk doen.

Hoe komt het toch dat 25% to 50% van de mensen een grote werkdruk voelt of zelfs in een burn-out raakt?

Het heeft minder te maken met de aantallen uren die we we werken, dan met het feit dat we voortdurende proberen veel taken tegelijk te doen.

We hebben vooral rustpunten verloren, einddoelen en hoe we grenzen stellen. De technologie heeft ze naar de achtergrond van ons denken gedrukt. Want waar we ook zijn, ons werk achtervolgt ons, met onze smartphones, en iPAd's, zijn we altijd bereikbaar en dat is bijzonder opdringend. Het is als een pukkeltje, waar we maar aan bljven krabben, terwijl we allemaal weten dat het er alleen maar erger door wordt.

Zeg eens eerlijk: Beantwoord je wel eens een email tijdens een telefoongesprek? Neem je je laptop mee naar vergaderingen en kijkt tegelijk op het web? Eet je je lunch aan je bureau? Bel je onder het autorijden en stuur je een sms of whatsapp? Je weet toch dat je dat niet zou moeten doen?

Je verliest het meest -als je geen ongelukken maakt- aan je productiviteit. Deels is dat eenvoudig het gevolg van je aandacht verdelen. Je kunt nu eenmaal wel deels betrokken zijn bij verschillende zaken, maar zelden volledig toegewijd aan één daarvan. Dat komt deels ook doordat je 25% meer tijd nodig hebt om een taak af te ronden als je tijdens zo'n belangrijke opdracht - even iets anders doet.

Maar het meest verraderlijk is, dat als je altijd ergens mee bezig bent, je energievoorraad geen kans krijgt om op te laden. Op die manier heb je na afloop van elk uur, minder energie beschikbaar voor het volgende.

Uit mijn eigen ervaring kan ik zeggen dat ik 2 tot 3 maal zoveel kan doen als ik me kan focussen zonder dat ik word afgeleid. Na een bepaalde tijd, loop ik even weg van mijn werkplek om even uit te rusten. Dit kun jij ook, als je vooraf bepaalt hoeveel tijd je aan een opdracht wilt besteden en hoeveel aan korte opfrispauzes.

Als je een manager bent, zou je deze 3 regels kunnen instellen:

1. Begrens de tijd in vergaderingen. Liever 45 minuten dan langer dan een uur. Alle deelnemers blijven gefocussed en hebben na afloop tijd om even na te denken over wat is besproken en weer te herstellen voor de volgende verplichting. Begin alle vergaderingen exact op tijd, eindig precies op tijd en sta er op dat de telefoons etc. uitstaan tijdens de vergadering.

2. Hou er mee op om altijd onmiddellijk antwoord te verwachten. Je mensen worden er reageerders van, het verdeelt hun aandacht, en het wordt lastig om voldoende aandacht te schenken aan belangrijke activiteiten. Laat ze hun email meldingen af en toe uitzetten. Als er iets ècht belangrijk is,kun je ze bellen - maar dat gebeurt niet zo vaak.

3. Zorg voor -even je hoofd leegmaken momenten. Zorg ervoor dat je mensen tenminste eens per dag even stoppen met werken en even rusten. Maak een wandeling, doe wat rek en strek oefeningen, of bied een uurtje Yogales, of zorg dat er zelfs een rustruimte is, waar ze even kunnen uitrusten of een dutje doen.

Maar ook de individuele medewerkers kunnen hun grenzen stellen. Denk is na over deze drie mogelijkheden:

1. Pak de belangrijkste taken 's morgens eerst aan, liefst gedurende 60-90 minuten zonder dat je wordt gestoord, met een heldere begin- en eindtijd. Als het mogelijk is, werk dan in een afgesloten privé ruimte, of doe oordopjes in. Verzet je tegen iedere afleiding, je weet immers dat je op een vooraf bepaalde tijd stopt. Hoe meer je -erin zit, hoe productiever je kunt zijn. En als je klaar bent, gun jezelf een paar minuten om weer op te laden.

2. Ruim regelmatig, tevoren bepaalde, tijd in om over lange termijn doelen en acties na te denken, creatief of strategisch. Als je dat niet doet, zul je altijd onder druk staan van tirannieke urgente taken. Zoek, als dat kan, een aparte plek om na te denken, waar je ontspannen en open staat voor vrije gedachten.

3. Ga regelmatig ècht op vakantie. Ècht houdt in dat je tijdens je vakantie helemaal los bent van je werk. Regelmatig betekent, dat je meer keren per jaar er even tussenuit gaat. Zelfs al is het maar 2 of 3 dagen aan je weekend geknoopt. Het is wetenschappelijk bewezen dat dat veel beter helpt dan wanneer je al je vakantiedagen aaneengesloten opneemt. En je bent daardoor veel productiever.

Al deze suggesties volgen een eenvoudig principe. Als je aan het werk bent, doe dat dan volledig betrokken, in afgeronde tijdseenheden. Als je aan het bijkomen bent, kom dan ook echt bij. Zorg voor een rustige golfbeweging in je activiteiten. Dat zorgt ervoor dat je het beste uit je leven haalt.