Checklist: Beoordelingsgesprek voeren

wwwHet hele artikel vind je op http://www.managersonline.nl/index.php?action=artikel&id=6401
Het voeren van het jaarlijks beoordelingsgesprek met medewerkers is voor bijna elke manager een hoofdpijndossier. Het is een typische taak, die nou eenmaal moet gebeuren. Toch hoeft het het niet al te moeilijk te zijn. Met deze handige checklist zet u het gesprek gestructureerd op en voorkomt u bekende valkuilen.

Het doel van het beoordelingsgesprek is om de medewerker te beoordelen op het functioneren in de afgelopen periode. Het beoordelingsgesprek vindt één keer per jaar plaats op initiatief en uitnodiging van de leidinggevende. In tegenstelling tot het functioneringsgesprek is er geen tweerichtingsverkeer in het gesprek. Behalve dat u als manager terugkijkt op het functioneren van de medewerker in het afgelopen jaar, maakt ue ook afspraken over verbeteringen in het werk, de loopbaanontwikkeling en eventuele gevolgen voor het salaris en andere arbeidsvoorwaarden. Door medewerkers te beoordelen krijgt u goed zicht op de inzetbaarheid, de ontwikkeling van talenten en de kwaliteit van het personeel. U kunt hen bijsturen om beter te presteren. De procedure voor het beoordelingsgesprek moet terug te vinden zijn in het personeelsreglement, inclusief een beoordelingsformulier. Een gedegen voorbereiding en de wijze waarop een beoordelingsgesprek gevoerd wordt bepalen de kwaliteit van het gesprek.

Het bedrijfsdoel
Als organisatie streeft u verschillende doelen na met het beoordelingssysteem. Eén keer per jaar evalueer je medewerkers op zaken als het functioneren en de waarde die de medewerker toevoegt aan het bedrijf. De beoordeling kan positief, neutraal of negatief zijn. Op basis hiervan bepaalt u of de werknemer voldoet aan de eisen en kan blijven functioneren in dezelfde functie of voor een andere functie in aanmerking komt. De uitkomst kan onder meer leiden tot een nieuw takenpakket, een andere houding en wijze van samenwerken en een aanpassing van de productiviteit en de werkomstandigheden. Tot slot van de beoordeling komt de ontwikkeling van de medewerker aan bod en geeft u een oordeel, bepaalt u de functieschaal met het daarbij behorende salaris en de arbeidsvoorwaarden.

De uitnodiging
De medewerker verwacht het beoordelingsgesprek aan het eind van het jaar, of in de periode waarin het bedrijf het gesprek meestal voert. Omdat de medewerker weinig invloed heeft op het beoordelingsgesprek, brengt dat spanning met zich mee. Voorkom overbodige spanning door op tijd informatie te geven. Met deze informatie kan de medewerker zich goed voorbereiden. De eerste stap bij een beoordelingsgesprek is het plannen van een gesprek en het uitnodigen van de medewerker. Stuur de uitnodiging ruim een week van tevoren op. In de uitnodiging vermeldt u het doel van het gesprek, de datum, tijd en locatie. Ook staat erbij wie bij dat gesprek aanwezig zijn. Soms is er een neutrale derde aanwezig. Dat kan iemand van personeelszaken zijn, een collega binnen het team die de dagelijkse aansturing doet of een secretaresse. Stuur een agenda mee met de uitnodiging.

De voorbereiding
Als u de afgelopen periode wilt beoordelen, moet u onder andere taken, rolinvulling, gedrag en prestatie beoordelen. U moet hier goed zicht op hebben. Is dat niet het geval, laat u hier dan goed over informeren. Bestudeer vooraf het gedrag en de samenwerking op de afdeling van medewerkers goed. De functiebeschrijving van de medewerkers is een ander belangrijk instrument. De functie bepaalt de waardering in salaris, maar laat tevens zien welke taken de medewerker vervult. Prestaties worden tegen die taken aangehouden. Neem eerdere afspraken die gemaakt zijn in het laatste functionerings- en beoordelingsgesprek ook mee in de voorbereiding. Loop het beoordelingsformulier door en bepaal op basis van de voorlopige resultaten, welke conclusie uit de beoordeling zal volgen en welke consequenties qua waardering, beloning en arbeidsvoorwaarden daarbij horen.

De onderwerpen van beoordeling
Op werkprestatieniveau is het relevant dat u de werkzaamheden inventariseert en dat u de werknemer beoordeelt op de wijze van functioneren, de werkinhoud, de aanpak en het gedrag. Op ontwikkelingsniveau spelen wensen en aanbevelingen voor opleiding en training een rol, maar ook persoonskenmerken, verbeterpunten en potentiële talenten. Afsluitend geeft u een eindoordeel waarbij u de consequenties voor salaris en andere arbeidsvoorwaarden bespreekt. Tevens maakt u afspraken voor het komende jaar.
Het eindoordeel van het beoordelingsgesprek omvat een aantal opties, namelijk: loopbaanontwikkeling, promotie, overplaatsing of gewoon doorgaan. Gebruik een beoordelingsformulier met de hier genoemde punten als leidraad voor het gesprek.

Het gesprek
Begin met een inleiding en stel de medewerker gerust. Geef een samenvatting uit een eventueel eerder beoordelingsgesprek en loop het beoordelingsformulier door. Ga in op wat goed gaat en wat beter kan en geef daar een concrete onderbouwing bij. In een beoordelingsgesprek beoordeelt u eenzijdig het kwantitatieve en kwalitatieve functioneren van de werknemer, maar geef wel ruimte om te reageren op uitspraken of als iets niet duidelijk overkomt. Geef na elk onderdeel een samenvatting. Houd kritiek zo opbouwend mogelijk. Rond het gesprek af met een algemene samenvatting, inclusief de afspraken. Sluit positief af. Dank de medewerker voor het gesprek. Loopt het gesprek uit de hand, maak dan een vervolgafspraak. Noteer alles wat besproken wordt in het gesprek. Doe dit bij voorkeur op het formulier. Laat het formulier direct of na uitwerking ervan ondertekenen.

De valkuilen
Er bestaan veel standaardfouten die gemaakt worden bij beoordelingen. De meest voorkomende zijn:
•Om de hete brij heen draaien. Zeg direct wat u bedoelt.
•Het Horn-effect: de neiging om een medewerker te negatief te beoordelen door de aanwezigheid van een negatief aspect.
•Het Halo-effect: de neiging om een medewerker te positief te beoordelen door de aanwezigheid van één positief opvallend kenmerk.
•- Vooroordelen. Houd het gesprek objectief, laat eigen normen niet domineren. Ga niet in op uitlatingen van anderen, maar onderzoek zelf hoe de medewerker functioneert.
•Persoonlijke aanval op uw werknemer in plaats van op zijn functioneren.
•Generalisatie.
•Niet concreet worden of geen concrete afspraken maken.
•Incomplete informatie. Vermijd om over onderwerpen te oordelen waar u niet over kunt oordelen. Vraag de input aan degene die dat wel kunnen.
Aandachtspunten voor de toekomst
Beoordelingsgesprekken worden door veel medewerkers (en managers) als een plichtsmatig instrument ingezet en als zodanig (negatief) beleefd. Vaak is weinig of geen inzicht in het functioneren en competenties van de medewerker en worden afspraken niet concreet gemaakt of opgevolgd. Daardoor worden voordelen van beoordelingsgesprekken niet optimaal benut. Als u beoordelingsgesprekken systematisch opzet en uitvoert ontstaat er een strategisch instrument.
Het hele artikel vind je op http://www.managersonline.nl/index.php?action=artikel&id=6401


In de toekomst zullen beoordelingsgesprekken anders moeten worden ingevuld, omdat er steeds meer flexibel en thuis wordt gewerkt. Nieuwe werkvormen vragen om nieuwe instrumenten of een aanpassing van de huidige systemen. Beoordeel daarom ook af en toe het eigen beoordelingssysteem op actualiteit en uitvoering.

NOTE: Het zal duidelijk zijn, dat ons Reviews inthe Cloud systeem klaar is voor die toekomst. Het biedt nu al alles wat je als manager nodig hebt bij de voorbereiding en zorgt er daarnaast voor dat je personeelsdossier up-to-date is.