Personeelsgesprek.nl is een bijzonder handig softwarepakket waarmee managers en personeelszaken veel tijd en werkdruk kunnen besparen bij het voorbereiden van personeelsgesprekken.

zondag 25 november 2012

10 Gesprekstips bij opvallend verzuim

Bron: Lindedingroep MKB Nederland

Sommige medewerkers vertonen opvallend verzuimgedrag: zij verzuimen bijvoorbeeld vaak, op vaste tijdstippen of langdurig. Frequent verzuim van een medewerker is een reden om deze uit te nodigen voor een gesprek.
Ik hanteer zelf de norm, in ieder geval één gesprek bij 3 verzuimmeldingen binnen 12 maanden. Mijn voorkeur gaat ernaar uit om de medewerker schriftelijk uit te nodigen.

Het doel van dit verzuimgesprek is:
Het verkrijgen van informatie over het verzuimgedrag van de medewerker.
Het maken van afspraken met de medewerker over verandering van het verzuimgedrag en eventuele vervolgcontacten. Gezamenlijk zoeken naar oplossingen voor knelpunten.

In eerste instantie heeft dit gesprek een open karakter: als leidinggevende probeer je erachter te komen waarom de medewerker dit gedrag vertoont. Vervolgens kan worden bekeken of er mogelijkheden zijn om het verzuimgedrag te veranderen, bijvoorbeeld door hulp aan te bieden, of duidelijke afspraken te maken met de medewerker. Het is niet de bedoeling om met de medewerker “mee te huilen", wel om steun te bieden en duidelijke afspraken te maken.

Onderwerpen van gesprek zijn:

1. Aanleiding van het gesprek aangeven: een verzuimpatroon dat afwijkt van het gemiddelde van de afdeling, of aan iets anders opgevallen is. Wees concreet in termen van duur, frequentie etc.
2. Aangeven dat het voor de afdeling lastig is als de medewerker verzuimt. Het probleem schetsen dat ontstaat door het verzuimgedrag van de medewerker, bijvoorbeeld planningsproblemen, hogere workload bij collega’s.
3. Vragen of er iets voor de medewerker gedaan kan worden, zodat de aanleiding van het verzuim wordt weggenomen.
4. Noteren van de knelpunten die de medewerker aandraagt; hier niet op in gaan, maar luisteren en opschrijven.
5. Vragen of de medewerker zelf oplossingen ziet.
6. Eventueel suggesties aandragen voor vervangend werk.
7. Eventueel herstelruimte aanbieden.
8. Gezamenlijk een besluit nemen over de werkwijze in de toekomst: de eventueel afgesproken veranderingen, de eventuele termijn waarop zij zullen plaatsvinden en wie daarvoor verantwoordelijk is.
9. Alle afspraken vastleggen.
10. Afsluiten met een afspraak voor een volgend contactmoment.

Als de medewerker niet spontaan verband legt tussen het verzuimgedrag en het werk, zal de leidinggevende hier op door moeten vragen. Leidinggevende ga op zoek naar het probleem achter het probleem van de medewerker op zijn/ haar werk.

Het kan zijn dat de thuissituatie problemen geeft. Wellicht kan je als leidinggevende in zakelijk opzicht tegemoet komen aan een (prive) probleem bijvoorbeeld door aanpassing van werktijden. Het kan zijn dat de leefgewoonten van de medewerker aanleiding lijken te zijn om te verzuimen. In principe behoort dit toe aan het privé leven, maar de leidinggevende kan niet accepteren dat de medewerker om die reden niet op het werk komt. Als de reden van het verzuim duidelijk in de werksfeer ligt, zullen de leidinggevende en de medewerker samen moeten zoeken naar een oplossing.

Belangrijk is om frequent verzuim als signaal op te pakken en in gezamenlijkheid tot oplossingen te komen.

Het is minstens zo belangrijk om registreren hoe vaak verzuim gebeurt en van ieder gesprek een kort verslag in het personeelsdossier op te nemen. Met HRM-Reviews gaat dat het slimst met behulp van de Notities en/of de Afspraken.

Zie hier hoe je dat het handigst kunt doen.



Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen