Bewaarplicht van personeelsdossier

Gezien in Personeelsdossier
Een werknemer in dienst levert een vracht papier op. Zelfs van een ex-werknemer moet je jarenlang ordners vol gegevens bewaren. Hoe lang moet je alles bewaren en wat kun je weggooien? De checklist bewaarplicht van het personeelsdossier.
Evenals voor een aantal andere basisgegevens, geldt ook voor de personeelsdossier en loonadministratie een bewaarplicht van zeven jaar. Een aantal zaken hoef je echter slechts vijf jaar te bewaren. Gooi je documenten eerder weg dan is toegestaan, dan kan het flink in de papieren lopen. Zo is de boete voor het niet hebben van de juiste kopie van het identiteitsbewijs van een (ex-)werknemer 42 procent van het loon.

•Bewaarplicht gegevens ex-werknemer
•Personeelsgegevens vernietigen
•Bewaarplek personeelsgegevens
Bewaarplicht gegevens ex-werknemer
Is het dienstverband met je werknemer beëindigd? Gooi niet direct al het papierwerk overboord. Voor de Belastingdienst moet je een flink aantal gegevens lange tijd bewaren. Maar bewaar ook weer niet alles, want sommige gegevens moet je juist binnen een bepaalde termijn hebben vernietigd. Een overzicht van hoe lang je welke gegevens moet bewaren:

•Tot maximaal één jaar na dienstverbandAlle sollicitatiegegevens moet je binnen een jaar hebben vernietigd. Denk hierbij aan een sollicitatiebrief of -formulier, een psychologisch onderzoek, een getuigschrift, een bewijs van goed gedrag en andere referenties.

•Tot maximaal twee jaar na dienstverbandDeze termijn geldt voor een aantal onderdelen van het dossier:

•
◦veel arbeidsgegevens: een arbeidsovereenkomst of wijzigingen, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden ten behoeve van de ondernemingsraad en getuigschriften.
◦gegevens over ziekte zoals brieven van de bedrijfsarts, correspondentie met het UWV etc.
◦een gesloten re-integratiedossier, behalve wanneer er een grote kans bestaat dat de herstelde werknemer weer verzuimt vanwege hetzelfde ziektebeeld. In dat geval mag je het gesloten re-integratiedossier tot maximaal 4 jaar bewaren. Het re-integratiedossier wordt na beëindging van de arbeidsrelatie zo spoedig mogelijk verwijderd.
.
•Minimaal vijf jaar na dienstverbandDeze termijn geldt voor kopieën van het identiteitsbewijs, bijlagen studenten- en scholierenregeling, loonbelastingverklaringen (ook al zijn die vervangen door nieuwe) en loonheffingen. In het geval van een kopie van het identiteitsbewijs van de ex-werknemer kun je bij de Belastingdienst een verzoek indienen om de kopieën op een andere plaats dan bij de loonadministratie te bewaren.

•Minimaal zeven jaar na dienstverbandDeze termijn geldt voor salarisafspraken, aanvullende arbeidsafspraken en arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap (voor de belastingen).

•Geen wettelijke termijnVoor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Bijvoorbeeld voor verslagen van functioneringsgesprekken. In dat geval geldt een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Mochten die gegevens in een eerdere fase al niet meer nodig zijn, dan moet je ze direct verwijderen.

Relevante boeken:

•Wet bescherming persoonsgegevens
•Handboek praktisch personeelsmanagement
•Meten & managen
Personeelsgegevens vernietigen
Als je de gegevens uit het personeelsdossier niet meer nodig hebt of de bewaartermijn is verlopen, moet je die verwijderen. Verwijderen betekent niet dat je gegevens altijd vernietigd moeten worden. Het is al voldoende dat de gegevens buiten het bereik van de actieve administratie worden gebracht en in een archiefdepot of op een aparte schijf worden opgeslagen.

Bewaarplek personeelsgegevensAls ondernemer heb je een bewaarplicht voor flink wat gegevens, waaronder het personeelsdossier. Maar hoe ver gaat die plicht? Je bent wettelijk verplicht om de administratie ordelijk en overzichtelijk op een toegankelijke plek te plaatsen, zodat de belastinginspecteur goed zijn weg kan vinden. Feit is dat de belastinginspecteur coulant zal zijn als je dossiers bij diefstal of brand verloren zijn gegaan. Het ontslaat je echter niet van je plicht om een deugdelijke administratie te voeren en je zult er dan ook alles aan moeten doen om zoveel mogelijk informatie boven water te krijgen. Zorg dus dat je de ordners op een plek (bijvoorbeeld brandwerende kast) bewaart, waar er de minste kans is dat er iets mee gebeurt.