Personeelsgesprek.nl is een bijzonder handig softwarepakket waarmee managers en personeelszaken veel tijd en werkdruk kunnen besparen bij het voorbereiden van personeelsgesprekken.

zondag 1 augustus 2010

Begrijpelijk schrijven is ook van belang voor uw personeelsdossier.


We lazen op Eduhub een aardige post over het verbeteren van schrijftaal van Peter Zuydgeest. We plaatsen de hele post hieronder met verwijzingen naar de sites voor meer informatie

Ambtenarentaal is oorzaak van ergernis sinds mensenheugenis. De roep om duidelijke taal is evenmin iets van de laatste tijd. Maar de afgelopen jaren schoten sommigen in hun ijver voor begrijpelijke taal behoorlijk door. Ze riepen dat de overheid alles in jip-en-janneketaal (taalniveau B1) moet schrijven. Gelukkig is dat geluid alweer aan ’t verstommen.

Zelf voer ik als schrijftrainer en tekstadviseur al 21 jaar strijd voor overheidsteksten in gewonemensentaal, dat wil zeggen: in de begrijpelijke taal van journalisten. De cursus Begrijpelijk Schrijven uit 1988 en de Taalprijs uit 1991, beide voor de Voorburgse gemeenteambtenaren, zijn niet onopgemerkt gebleven. Ze werden alom nagevolgd en daar ben ik trots op.
Klagen over “ambtenares” is van alle tijden. En toch heb ik de indruk dat het met de begrijpelijkheid ervan beter is gesteld dan toen ik begon. Ik zie bijvoorbeeld dat schrijftips die we in onze cursussen al jaren geven, steeds meer ingeburgerd raken.

Voor wie regelmatig schrijft en daar nog wel wat advies in kan gebruiken, volgen hier de best onthouden schrijftips uit de cursus Gewonemensentaal schrijven. Om nooit meer te vergeten.

1. Niets is minder waar.
Vrijwel niemand weet zeker wat de juiste betekenis van Niets is minder waar is. De vraag of iets “minder waar“ of zelfs “minst waar” kan zijn, brengt iedereen aan het twijfelen. Ook kranten en tijdschriften gebruiken de uitdrukking erg vaak fout. Niets is minder waar betekent: het is maar al te waar. Min en min is hier weer plus. Wie het goed gebruikt, wil meestal zeggen: het tegendeel is het geval. Ontkennend schrijven heeft impact, dat is waar. Maar het leidt gemakkelijk tot begripsfouten. Mijn schrijftip: gebruik nooit geen dubbele ontkenning.

2. Zet vaker een punt.
Een lange zin leest moeilijker dan een korte, dat weet een kind. Toch is een lange zin niet verboden, dat weet ook iedereen. Het gaat om de opbouw, een goed gestructureerde zin stuwt de lezer consequent voort naar de punt. De beginzin van Gangreen 1. De black Venus van Jef Geeraerts telt 1.505 woorden. De ik-figuur, een koloniaal in Kongo, beschrijft daarin in één lange emotionele uitbarsting zijn verhouding met de inlandse dertienjarige Marie-Jeanne. Die zin lees je buiten adem uit. Dat komt door de opbouw. Geeraerts had ook een punt kunnen zetten waar hij nu regelmatig en schrijft. Maar dan had hij ons niet meegesleept in zijn orgiastisch relaas.

3. C.q. is een afkorting waarvan maar weinig mensen de juiste betekenis kennen.
Ze wordt gebruikt als een passe-partout in de betekenissen: respectievelijk, dan wel, in dit geval, in het bijzonder, vooral. Maar c.q betekent casu quo. Dat is Latijn voor: in welk geval, in het zich voordoende geval. “Indien u blijft overnachten, c.q. een hotel nodig heeft...” . “Indien de fundering ondeugdelijk is, c.q. het gebouw gesloopt moet worden... .” De Limburgse V. gemeente verspeelde eens een ton aan een aannemer die de betekenis wel wist. Wie “In welk geval” wil zeggen, kan eventueel c.q. gebruiken. Maar wie “respectievelijk”, “dan wel”, “in dit geval”, “in het bijzonder” of “vooral” bedoelt, kan dat maar beter ook schrijven.

4. In het kader van.
Onwrikbaar op nummer één in de top-10 van ambtelijke voorzetsels: in het kader van. Die positie is begrijpelijk want bij overheids- en andere instanties gebeurt alles in het kader van iets anders, van beleid meestal. En bovendien: in het kader van schrijft zo heerlijk weg. Je weet nog niet wat je gaat zeggen maar toch staat er al een halve regel in het scherm. Echter: er is een maar. Met in het kader van blaas je hoog van de toren en het vervolg vraagt om holle frasen in hoogdravende zinnen die vijf regels beslaan. Doe dus maar niet. Schrijf liever Als onderdeel van. Dat houdt je aan de grond en je schrijft vanzelf begrijpelijk verder. Kleine moeite, groot plezier. Echt.

5. Welke is die.
De taalcriticus Charivarius waarschuwde er in de jaren veertig van de vorige eeuw al tegen: welke. Het is te plechtstatig. Toch is welke niet weg te branden uit de taal van beroepsbeoefenaren welke goede sier willen maken maar daarvoor net de schrijfvaardigheid missen, zoals sommige autoverkopers, makelaars, hypotheekadviseurs. Dat is jammer. Want welke komt gewild gewichtig over en de gebruiker valt door de mand. Moderne mensen schrijven die.

6. Op grond van is volgens.
Op grond van, daar kun je als ambtenaar in functie niet van buiten. Het is je fundament. Het probleem is de weerbarstige toon. Je kunt het vervangen door op basis van of krachtens, maar dat is lood om oud ijzer. Een goed alternatief is volgens. “Volgens mijn rijbewijs mag ik op deze motor rijden.” “Volgens de polisvoorwaarden ben ik tegen inbraak verzekerd.” Het klinkt als “volgens mij”, persoonlijk dus en nuchter. En daar willen we naartoe.

7. Laat plaatsvinden weg.
Je merkt het niet altijd maar om ons heen vindt geweldig veel plaats: stopzetting, flexibilisering, grondwateronttrekking, individualisering, islamisering, Volendamisering, McDonaldisering. Als lezer voel je je machteloos want het lijken natuurverschijnselen die je overkomen. Dat zit hem in het werkwoord plaatsvinden in combinatie met verzelfstandigde werkwoorden. Laat het weg en laat het verzelfstandigde werkwoord het werk doen. Dat geeft de lezer greep op de zaak. “Er vindt islamisering plaats”. “De samenleving islamiseert”.

8. In de door de aan de.
In het kader van de door de regering aan de politieke partijen beschikbaar gestelde zendtijd volgt nu... Wat? Loopt de zin niet? Komt hij hortend en stotend op gang? Breek je je tong erover als je hem hardop voorleest? Dan heb je waarschijnlijk woorden die bij elkaar horen, uit elkaar geplaatst. Je hebt een tang geschreven en misschien zelfs een combinatietang. Bel Willem Bever. Die zet bij elkaar wat bij elkaar hoort en de zin loopt als een zonnetje.

9. Amoveren is slopen.
De Haagse wethouder Frits Huffnagel haalde er december 2006 de krant mee toen hij voor de taalcampagne Helder Haags het startsein gaf. Amoveren betekent slopen. Het voorbeeld stamt uit Beste brave burger van Tini Visser (1981). Taaladviseurs hebben het voorbeeld zo vaak gebruikt dat je haast zou denken dat er maar één moeilijk ambtelijk woord is. Dat is niet zo. De gemeente Den Haag heeft in 1993 zelfs een eigen woordenboek laten maken, onderdeel van de Haagse Handleiding Taal. Het werd te duur om te laten drukken. In Den Haag blijft zodoende het bekakte woord gedijen. Wie dat wil vermijden, zou eens kunnen kijken hoe journalisten de dingen noemen. Temporiseren bijvoorbeeld, noemen zij vertragen, expireren aflopen, realloceren herbestemmen,tussen de oren krijgen bewust maken van, een uitdaging aangaan een nieuwe baan krijgen, wishful thinking wensdenken, research and development speur- en ontwikkelwerk.

10. Naar aanleiding van is ... u.
“Naar aanleiding van het bovenstaande deel ik u het onderstaande mede.” Naar aanleiding van is een degelijk begin. Maar de rest van traditionele briefopeningen is vaak hol en loos. Dat is jammer want de openingszin is een unieke kans om u van de aandacht van uw lezer te verzekeren. Pak die kans, begin met U! Net als “Naar aanleiding van” dwingt het je aan te sluiten bij wat voorafging. Alleen: het u-begin is sneller en dwingt je meteen duidelijk te maken wat je brief voor je lezer zo interessant maakt. “U ontvangt deze brief omdat uw huisarts deelneemt aan het landelijk patiëntendossier.” “U hebt geïnformeerd naar stagemogelijkheden bij ons bedrijf.” Geef in dezelfde alinea het doel van uw brief en uw lezer leest hem met de juiste ogen.

11. Wie zal dat zijn?
Daar wordt aan de deur geklopt, is behalve een bekende liedregel een perfect voorbeeld van een zin die terecht in de lijdende vorm staat. We weten immers niet Wie of wat het doet? Het is de uitzondering die de regel bevestigt. Die regel luidt: schrijf bedrijvend. Alleen in de voltooide tijd is dat niet altijd nodig. “Roken is hier toegestaan.” Wie dat roken toestaat, is hier weggelaten. Dat maakt niet uit. Hoewel? Griekenland: verkozen tot de meest gastvrije plek ter wereld, meldt een advertentietekst. Door duizenden zeemeeuwen! Voegt de copywriter er gewetensvol aan toe.

12. U dient is u kunt.
Lezers zijn net mensen. Ze willen in hun waarde gelaten worden en vrij zijn om zelf te bepalen wat ze moeten laten of doen. Wie zijn lezer met een beledigende toon bejegent, neemt hem tegen zich in. “U begrijpt hopelijk dat...”, “U bent de eerste die klaagt over...”. Wie zijn lezer daarenboven de wet voorschrijft, zet kwaad bloed en kan tegenwerking verwachten. “Zoals u geacht wordt te weten...”, “Uw offerte dient uiterlijk 4 december 2009 in tweevoud te worden ingediend.” Geslaagde communicatie is een kwestie van je lezer serieus nemen. Geslaagde communicatie is verder vooral ook een kwestie van de lezer de keuze laten. Hij “dient” niets, maar “Hij kan...”, “Het is belangrijk dat hij...” of “U verzoekt hem om...”.

13. Hopen is vertrouwen.
Veel brieven besluiten met een blik op de toekomst. Vaak zegt de schrijver dan iets te hopen. “Hopende u hiermee voldoende te hebben ingelicht.” “Ik hoop van u te vernemen.” Hopen getuigt echter van weinig zelfbewustzijn en een zekere hulpeloosheid: u weet het niet zeker, u hóópt het zo. Schrijf nooit hopen. Het is te zwak. Wensen, menen, erop vertrouwen - dat u voldoende heeft ingelicht, dat u van de ontvanger gaat vernemen: alles is beter dan hopen.

Dit artikel is geschreven door:
Peter Zuijdgeest leidt Bureau Zuijdgeest Taalvaardigheidstrainingen te Rijswijk. Dit verzorgt onder meer praktijkgerichte, betaalbare trainingen Gewonemensentaal schrijven, Bestuurlijk schrijven en Creatief Tekstschrijven.

Kijk op www.bureauzuijdgeest.nl

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen