Tips om uw personeel te motiveren

Hoe gemotiveerder uw medewerkers zijn, hoe beter het werk dat ze afleveren. Het succes van uw onderneming hangt nauw samen met de mate waarin u hen inspireert. Vandaag de eerste tien tips.







1) Wees duidelijk over verwachtingen
Geef duidelijk aan wat de verwachtingen zijn die u van de werknemers heeft en welke eisen u stelt aan de uit te voeren werkzaamheden, zodat zij weten wat ze moeten doen.

2) Stel haalbare doelen
Medewerkers werken het hardst als er een reële kans is dat zij hun doelstellingen bereiken. Ze schakelen dan een tandje bij om de doelstelling te halen. Maar als doelstellingen vrijwel onhaalbaar zijn, leidt het juist tot stress en faalangst. Het remt medewerkers af en zij scoren lager dan zij zonder doelstellingen gedaan zouden hebben. Stel dus haalbare doelen.

3) Laat medewerkers doen waar ze goed in zijn
Werknemers functioneren het beste als ze werk doen waar ze goed in zijn en plezier in hebben. Verdeel het werk dus zo, dat de taken zoveel mogelijk passen bij de personen die ze moeten vervullen.
Dat vervelende klusje dat ook moet, doen ze er dan met alle plezier bij.

4) Voldoende uitdagingen
Zitten er voldoende uitdagingen in de werkzaamheden van uw werknemers? Afhankelijk van de functie en taakomschrijving kan dit voldoende of onvoldoende zijn. Het werk moet geen sleur worden. Zorg voor voldoende uitdagingen, maak gebruik van de creativiteit en oplossingsgerichtheid van uw werknemers en creëer een budget voor trainingen en opleidingen.

5) Goede werkplek
Het soort werk dat moet worden gedaan stelt doorgaans eisen aan de werkplek. Geschikte werkplekken helpen bij een soepele uitvoering van de werkzaamheden en voorkomen gezondheidsklachten.

6) Prettige werksfeer
Niemand werkt graag in een onprettige werksfeer. Vind uit wat voor uw medewerkers belangrijk is. Probeer spanningen en onvrede tijdig te signaleren en weg te nemen.

7) Rotklussen doen
Werk bestaat altijd uit leuke en minder leuke klussen. Voor zowel u als uw personeel. Doe zelf ook rotklussen. Daarmee laat u zien dat u zich er niet te goed voor voelt en dat u uw personeel niet als minderen ziet. U geeft zo bovendien het goede voorbeeld en dat motiveert uw personeel om de vervelende klussen niet te vermijden.

8) Betrek werknemers bij uw bedrijf
Laat werknemers meedenken en reageer daarop. Vooral als werknemers goed geïnformeerd zijn over uw bedrijf, kan meedenken door werknemers tot verrassende input leiden. Dat is waardevol voor u en het motiveert medewerkers als zij zien dat er iets met hun input wordt gedaan.

9) Wees het voorbeeld
Als dga bent u het voorbeeld van het bedrijf. Voorbeeld doet volgen, zowel positief als negatief. Let dus op uw voorbeeldrol, want u zult merken dat uw personeelsleden uw houding kopiëren, zowel binnen het bedrijf als bijvoorbeeld met klanten.

10) Kom uw afspraken na
Als u afspraken met uw personeel maakt, kom deze dan na. Wederzijds vertrouwen is de basis onder de betrokkenheid van uw werknemers.

gelezen op Businesscompleet

Tips voor effectief vergaderen

Mieke de Vries plaatste dit op BusinessCompleet.

Ondernemers zijn vrijwel altijd druk bezet.Toch vergaderen ook zij vaak langer dan nodig is, zonder het doel van de vergadering te bereiken. Hier is iets aan te doen. De oplossingen liggen zelfs eigenlijk best voor de hand. We zetten er een aantal voor u op een rij.



Effectief vergaderen doet u door:
• Alleen sleutelfiguren uit te nodigen
• Nooit langer dan anderhalf uur te vergaderen
• Doelgericht te vergaderen

Stelt u zich eens voor: u zit een vergadering voor waarin u tot een besluit wilt komen over hoe uw bedrijf vorm gaat geven aan zijn vijfjarig bestaan. De helft van de acht genodigden blijkt echter niet aanwezig te zijn. U besluit de vergadering door te laten gaan, maar na afloop twijfelt u eraan of dit verstandig was. Er zijn beslissingen genomen, maar of er voldoende draagvlak voor is, moet nog blijken.

U had dit anders kunnen aanpakken. Een vergadering door laten gaan terwijl er sleutelfiguren ontbreken is niet efficiënt. U loopt dan de kans dat de beslissingen die worden genomen, later weer (moeten) worden herzien. U had kort voor de vergadering aan de genodigden een reminder kunnen sturen, met het verzoek eventuele verhindering te melden.

1) Doel
Het doel van de vergadering moet van te voren duidelijk zijn. We gaan praten over hoe de advertentieverkoop verhoogd kan worden, is geen duidelijk doel.
Op datum x willen we y keer zoveel advertenties hebben verkocht, wel.
Het doel van een vergadering kan op verschillende terreinen liggen, bijvoorbeeld:

• Het uitwisselen van informatie
• Het oplossen van een probleem
• Brainstormen
• Een actieplan opstellen
• Een besluit nemen
• Evalueren

Wat het doel ook is, om efficiënt te kunnen vergadering moet het doel van de vergadering bij de deelnemers bekend zijn, zodat zij tijdens de vergadering gericht kunnen meedenken. Ook kan dan tijdens de vergadering worden bijgestuurd als er wordt afgeweken van voor het doel relevante (deel)onderwerpen.

2) Agenda
Bij elke vergadering hoort een agenda met de gespreksonderwerpen, in volgorde van belangrijkheid. U moet zien te voorkomen dat bijvoorbeeld begonnen wordt met het vaststellen van de notulen en dat daaraan de halve vergadertijd wordt besteed.

Vervolgens is het aan de voorzitter om per agendapunt lijn aan te brengen in het gesprek en te voorkomen dat er inhoudelijk wordt afgedwaald. Onder andere door elk agendapunt kort en duidelijk in te leiden, van te voren te bepalen wie de aangewezen persoon is om als eerste iets over het agendapunt te zeggen, waar nodig een stemming te houden en aan het eind van ieder agendapunt samen te vatten en te benoemen wat er is afgesproken. Dit is ook voor de notulen handig.

3) Informatievoorziening
De deelnemers krijgen van te voren alle informatie die nodige is om efficiënt te kunnen vergaderen. Zo kan iedereen actief aan de discussies deelnemen en hoeft er tijdens de vergadering niet te worden ‘ingelezen’.

Het is belangrijk, dat de verstrekte informatie voor iedereen helder is, zodat het ook gelezen wordt: dus geen taaie stukken die bol staan van bijvoorbeeld onbegrijpelijk jargon of (veel) ingewikkelde technische details.

4) Uitnodigingen
U nodigt alleen diegenen uit, die voor het bereiken van het doel van de vergadering belangrijk zijn. Dat zijn bijvoorbeeld degenen die beslissingen kunnen en mogen nemen. Hoe minder mensen er aanwezig zijn, hoe gemakkelijker het is om te vergaderen. Andere betrokkenen krijgen na de vergadering een verslag.

5) Notulen met actiepunten
Er moeten altijd notulen worden gemaakt met daarbij een actielijst, waarin staat wie (voor) wanneer welke acties uitvoert. Ook bevat het de genomen besluiten, de reden waarom een besluit eventueel nog niet is genomen en een presentielijst.

Het is aan te raden de notulen binnen een dag te verspreiden, zodat de voorgenomen acties niet naar de achtergrond verdwijnen.

6) Locatie
Zorg voor een vergaderruimte met goede verlichting, goede presentatiematerialen, comfortabele tafels en stoelen, voldoende ventilatie en ruimte, voldoende ‘vocht’ en eventueel een lunch en alle nodige aansluitingen op internet en elektriciteit.

7) Kwaliteit
De kwaliteit van de voorzitter, de deelnemers en de onderlinge afspraken zijn de belangrijkste ingrediënten voor een korte, krachtige vergadering met resultaat.

Wijzelf voegen hier nog tip nr 8) aan toe:

Gebruik MindManager tijdens je vergaderingen.
Laat de Meeting Mindmap zien via een beamer oid.
Dat voorkomt dat iedereen eigen notities moet maken (die dan weer kwijt raken etc)
Druk op de email aan alle aanwezigen knop als de vergadering afgelopen is, dan heeft iedereen de notulen binnen 5 minuten.
Gebruik de volgende vergadering dezelfde mindmap weer.

Zie http://www.drielingh.nl/MindManager/Expertworkshops.html

Top 10 redenen voor ontslag

Dit artikel lazen we van Rikco Pardoen | BusinessCompleet.nl
U heeft met de beste bedoelingen een nieuwe medewerker aangenomen. Maar dan blijkt die medewerker nogal wat problemen te hebben met zijn werkhouding. Zo erg dat u besluit hem te ontslaan. U bent niet de eerste ondernemer die dat overkomt. Wat zijn veel voorkomende redenen van ontslag? De redactie stelde een top 10 samen.






Ontslagen vallen onder meer door:

•Liegen tijdens de sollicitatie

•Porno kijken op het werk
•Diefstal van een zakje nootjes
•Dronken in de auto van de zaak rijden


1) Porno op het werk
Kijken uw personeelsleden wel eens porno op de zaak? Dan maken ze goede kans op ontslag. In 2009 werd een werknemer die er 26 dienstjaren bij zijn baas op had zitten, ontslagen nadat er een pornofilm op zijn computer was aangetroffen. Hij kreeg geen ontslagvergoeding. De medewerker had al eerder een akkefietje met zijn baas gehad over seksgedrag op het werk. In 1998 kreeg hij een berisping voor het bellen met sekslijnen en moest hij vijfduizend gulden aan telefoonkosten terugbetalen aan zijn baas.

2) Diefstal
Stelen leidt bijna altijd tot ontslag op staande voet. Ook als het om een kleinigheidje gaat. In Helmond werd een huishoudelijke hulp ontslagen wegens het stelen van een pen, na een dienstverband van 21 jaar. En in het artikel ‘Ontslag om peanuts’ op BusinessCompleet.nl kunt u lezen hoe een manager van een cateringbedrijf op Schiphol werd ontslagen omdat hij uit een zakje nootjes had gegeten.

3) Liegen tijdens de sollicitatie of op het CV
Sommige sollicitanten nemen het niet zo nauw met de waarheid tijdens het sollicitatiegesprek en op het CV. Sterker nog, er zijn zelfs ‘sollicitatieadviseurs’ die de sollicitant graag helpen met het ‘opleuken’ van het CV. Zo zijn er sollicitanten die nooit behaalde academische titels op hun CV zetten. Of banen en functies die zij nooit hebben vervuld. Zij kunnen er maar beter voor zorgen dat u er nooit achter komt. Gebeurt dat wel, dan verliezen zij uw vertrouwen en liggen ze er uit.

4) Misbruik van de werkcomputer
De computer op het werk is er voor werkdoeleinden. Toch worden er veel personeelsleden ontslagen omdat zij hun werkcomputer voor privédoelen gebruiken. Om hun privéaccount op Facebook bij te werken bijvoorbeeld. Weer andere brokkenpiloten gebruiken doodleuk de computer van de baas om een andere baan te zoeken. En versturen ook hun CV’s en sollicitatiebrieven vanaf die computer. Al helemaal het toppunt is het, als een werknemer op de computer van de baas werkzaamheden voor eigen rekening uitvoert of voor een ander bedrijf. Die werknemer ligt er zeker uit.

5) Liefdesaffaires
Het is belangrijk voor zowel u als uw personeel op zakelijk en privé gescheiden te houden. Ga dus niet in op de avances van die aantrekkelijke medewerk(st)er. Vroeg of laat ontdekt u waarschijnlijk dat de affaire meer kwaad dan goed aanricht, en wat doet u dan met die medewerk(st)er? Ook verhoudingen tussen personeelsleden kunnen de betrokkenen stevig afleiden van datgene wat ze op het werk zouden moeten doen. Tot ergernis van u en de collega’s.

6) Privételefoontjes
Loopt uw telefoonrekening op? En ziet u sommige medewerkers vlug het telefoongesprek beëindigen als u voorbij komt? Het is een grote ergernis van zowel collega’s als van u: een medewerker die een belangrijk deel van zijn werktijd besteedt aan privételefoontjes. Het kost tijd en geld en het stoort.

7) Seksuele intimidatie
Toen premier Balkenende een journaliste toevoegde: “U kijkt zo lief”, leidde dat niet tot zijn ontslag. Dit ondanks haar grote verontwaardiging. Maar seksuele intimidatie – of de beschuldiging daarvan – is een heet hangijzer en regelmatig de reden voor ontslag. Een mannelijke verpleger die een seksuele relatie aanknoopte met een patiënte werd ontslagen wegens onprofessioneel gedrag, nadat zij genoeg van hem had en een klacht bij het ziekenhuis indiende. Maar toen een vrouwelijke manager een relatie aanging met een mannelijke ondergeschikte, waarna zij hem van verkrachting beschuldigde, werd zij zonder ontslagvergoeding ontslagen.

8) Werkweigering
Werkweigering is een gangbare en legitieme reden voor ontslag. Maar niet toen een Joodse medewerker van een elektronicazaak weigerde op sabbat te werken. Hij werd door zijn baas op staande voet ontslagen, maar de kantonrechter in Haarlem vond dit geen dringende reden voor ontslag op staande voet. Het neemt niet weg dat als een opdracht redelijk is, een werknemer deze niet mag weigeren. Op straffe van, inderdaad, ontslag op staande voet.

9) Arbeidsongeschiktheid
Nog altijd worden veel werknemers ontslagen wegens arbeidsongeschiktheid. Daarbij gaat het vooral om langdurig zieken. Werknemers mogen pas na twee ziektejaren worden ontslagen. Tenzij er binnen de onderneming duidelijk geen ander werk voor de betrokken persoon te vinden is, of hij weigert mee te werken aan zijn reïntegratie.

10) Alcohol en drugs
Alcohol en drugs horen niet op het werk thuis. Al veroorzaakt menig werkgever het drankgebruik soms zelf, bijvoorbeeld bij een borrel van de zaak. Maar dan nog kan de werknemer beter niet dronken worden waar de baas bij is. Al was het maar omdat alcohol de tongen losmaakt, en werknemers dan dingen gaan zeggen die ze nuchter niet zouden zeggen. Eenmaal onder invloed van drank of drugs kan een werknemer zijn taken niet meer naar behoren vervullen. In ontslagzaken kan de rechter doorgaans weinig begrip opbrengen voor dronkenschap en druggebruik bij werknemers. Eerder dit jaar werd een man uit Schagen twee keer op een dag in zijn auto van de zaak aangehouden met teveel drank op. De man raakte niet alleen zijn rijbewijs kwijt, maar werd ook door zijn baas op staande voet ontslagen.


Welke redenen zijn bij jullie al eens voorgekomen?
Een ding is zeker, in alle gevallen is een compleet en up-to-date personeelsdossier een absolute eis om actie te kunnen ondernemen.
Als je Reviews in the Cloud gebruikt, heb je dat.

10 Tips voor een goede werksfeer

gelezen op BusinessCompleet.nl
Het liefst hebben we het gezellig op het werk. Maar sommige initiatieven van collega’s waarderen we meer dan andere. Aan welke eigenschappen hebben de meeste werknemers een hekel? Een top tien aan tips voor hoe u het leuk houdt op de werkvloer.



1) De ideeënkiller
Mensen die steeds andermans ideeën afkeuren, mogen dan bewust of onbewust de advocaat van de duivel spelen, inspirerend is het niet.

Tip: blokkeer zijn negativiteit, door hem te vragen hoe hij uw voorstel zou willen bijschaven zodat het wel bruikbaar wordt. Hij kan uw idee dan niet nog eens helemaal van tafel vegen en zal met inventieve ideeën moeten komen om zijn kritiek staande te kunnen houden.

2) Het veeleisende type
Als u even niet goed oplet heeft hij u alweer om een gunst gevraagd. En deze kosten u altijd meer tijd dan u denkt.

Tip: vraag voordat u ja zegt, of hij zijn verzoek (duidelijk uitgewerkt) per mail aan u wil sturen zodat u dan zult kunnen bepalen of het in uw planning past.

3) ‘Altijd blij’
Er zijn mensen die op hun werk de hele dag glimlachen. Maar op een gegeven moment wordt dit irritant, omdat het fake is. Let u maar eens op: de wenkbrauwen en oogleden lachen niet mee.

Tip: glimlach niet terug, maar vraag waarom hij glimlacht. De kans is groot dat hij er dan mee ophoudt.

4) De stiletto
Sta je gezellig in de keuken te kletsen, klapt hij ineens fel uit de school over één van de collega’s.


U staat er vast niet meteen bij stil, maar dit soort mensen zijn gevaarlijk, want een volgende keer sabelen ze u neer tegenover hun collega’s.

Tip: wees bij hem op uw hoede.

5) ‘Nooit de waarheid’
Hij heeft uw mail weer eens niet ontvangen en eigenlijk komt het er nu op neer dat u de gevolgen hiervan weer eens zult moeten gladstrijken.

Tip: u kunt natuurlijk de betreffende mails uitprinten als bewijs. Maar de volgende vraag werkt misschien sneller: “Kunt u mij misschien helpen de gevolgen van dit misverstand, collega?”

6) Het openboek
U heeft er vast wel eens een gehad. Zo’n medewerker die de hele dag vertelt over zijn privéleven, persoonlijke problemen, de kinderen en dergelijke. We mogen dan veel tijd doorbrengen op het werk, dat betekent nog niet dat uw collega’s alles over uw privéleven hoeven te weten.

Tip: vraag hem of hij nog wel aan zijn werk toekomt, met al die problemen aan zijn hoofd die moeten worden opgelost.

7) Het kind
Hij vraagt maar een minuutje van uw tijd. En dan nog één en nog één … Voordat u het weet houdt hij u de hele dag bezig.

Tip: geef hem de indruk dat u het druk heeft met uw takenpakket (ook al is dat niet altijd zo).

8) De wiki
Hij verbaast u om de haverklap met weetjes die hij van internet heeft gehaald, maar die hij brengt alsof hij het licht heeft gezien.

Tip: reageer niet of ongeïnteresseerd. Vragen waar hij die informatie haalt, zal hem wat afremmen.

9) De stoomwals
Een eigen visie hebben is een goede eigenschap, maar het is prettig als deze op een positieve manier gerealiseerd wordt. Soms werkt het als iemand zijn zin doordrijft, maar met een beetje pech leidt dit tot een clash.

Tip: hier helpt het om na een complement voor het briljante idee vast te stellen dat het idee serieus bekeken moet worden met betrokken collega’s. Vraag de visionair of hij hiervoor alvast een voorzetje op papier wil zetten.

10) Beloftes … beloftes
Hij belooft met de beste bedoelingen dingen die hij niet kan waarmaken. En niet een paar keer, maar regelmatig. U moet iets ondernemen, voordat u uw vertrouwen in deze collega verliest.

Tip: vraag hem of hij moeite heeft met plannen.

Het bouwen van een strategisch HR-plan

Gelezen op PenO actueel (oorspronkelijk artikel op TNLT)

Om een veldslag te winnen heb je een strategisch plan nodig. En dat geldt zeker voor HR. Het zou zelfs wel eens de beste tijd kunnen zijn die ooit is geïnvesteerd in het HR-team.


Auteur Jason Lauritsen zegt dat het hebben van een strategisch plan extra noodzakelijk is voor HR-teams. “HR is immers continu in gevecht voor geloofwaardigheid, respect en invloed.”

De vier pijlers van een goed plan:
De echte waarde zit in het planningsproces zelf. Om een zo effectief mogelijk plan te krijgen moeten interne klanten en belanghebbenden (stakeholders) bij het maken van het plan betrokken worden.

Met een goed opgezet planningsproces kunnen verschillende zaken bereikt worden:

•Het in lijn brengen van de HR-doelstellingen met de strategie en doelstellingen van de organisatie. En tevens ervoor zorgen dat de verschillende HR-specialismen met elkaar samenwerken en dezelfde doelen nastreven.
•Steun en draagvlak verwerven: Vaak denken interne klanten dat ze het zelf beter kunnen. Door interne klanten bij het planningsproces te betrekken kun je hun mening, kennis en ervaringen in het plan verwerken. Interne klanten voelen zich gehoord en zijn eerder genegen het plan te (onder)steunen.
•Onderwijzen: Veel interne klanten hebben geen idee wat HR inhoudt. En dat is ook een beetje de eigen schuld van HR. Zij houden vaak anderen op afstand om ‘rustig hun werk te kunnen doen’. Maar om geloofwaardiger en effectiever te worden is het dus belangrijk anderen te betrekken bij het maken van het plan en hen te leren en te laten zien wat het HR-vak behelst. Zij zullen voortaan meer waardering hebben voor het harde werk van hun HR-collega’s.
•Controle: Controle over hoe HR geëvalueerd en begrepen zou moeten worden. Het managen van de verwachtingen van anderen ten aanzien van HR.
Het betrekken van interne klanten bij het planningsproces is dus cruciaal!
Het planningsproces moet de volgende componenten bevatten:

•Uitgebreide input van interne klanten over de huidige HR-werkzaamheden. Dit proces kan pijnlijk zijn, omdat je minder vleiende feedback krijgt. Je kunt deze informatie bijvoorbeeld verkrijgen door surveys, klankbordgroepen of 1-op-1-gesprekken. Het hangt uiteraard van de aard van de organisatie af wat het beste past.
•Feedback van het HR-team over sterke en zwakke punten van het eigen team.
•Strategische informatie van iedere afdeling of business unit over hun toekomstplannen en de belangrijkste uitdagingen waarop zij anticiperen. Het is belangrijk de plannen op papier, aan te vullen met persoonlijke gesprekken. Dit complementeert het beeld en draagt bovendien weer bij aan het creëren van draagvlak.
•Uitgebreide communicatie over het plan naar degenen die input hebben geleverd en andere belanghebbenden. Bij de communicatie moet je benadrukken dat het plan een weerspiegeling is van hun eigen input en dat het is opgesteld om hen te helpen succesvol te zijn.
Dit planningsproces kost veel tijd. Maar het zou volgens Lauritsen wel eens de beste tijd kunnen zijn die je ooit in je HR-team hebt geïnvesteerd. Als dit proces op een correctie manier wordt doorlopen kan het HR-team uitgroeien tot strategisch leider binnen de organisatie in plaats van gezien te worden als een noodzakelijk kwaad.

Bewaarplicht van personeelsdossier

Gezien in Personeelsdossier
Een werknemer in dienst levert een vracht papier op. Zelfs van een ex-werknemer moet je jarenlang ordners vol gegevens bewaren. Hoe lang moet je alles bewaren en wat kun je weggooien? De checklist bewaarplicht van het personeelsdossier.
Evenals voor een aantal andere basisgegevens, geldt ook voor de personeelsdossier en loonadministratie een bewaarplicht van zeven jaar. Een aantal zaken hoef je echter slechts vijf jaar te bewaren. Gooi je documenten eerder weg dan is toegestaan, dan kan het flink in de papieren lopen. Zo is de boete voor het niet hebben van de juiste kopie van het identiteitsbewijs van een (ex-)werknemer 42 procent van het loon.

•Bewaarplicht gegevens ex-werknemer
•Personeelsgegevens vernietigen
•Bewaarplek personeelsgegevens
Bewaarplicht gegevens ex-werknemer
Is het dienstverband met je werknemer beëindigd? Gooi niet direct al het papierwerk overboord. Voor de Belastingdienst moet je een flink aantal gegevens lange tijd bewaren. Maar bewaar ook weer niet alles, want sommige gegevens moet je juist binnen een bepaalde termijn hebben vernietigd. Een overzicht van hoe lang je welke gegevens moet bewaren:

•Tot maximaal één jaar na dienstverbandAlle sollicitatiegegevens moet je binnen een jaar hebben vernietigd. Denk hierbij aan een sollicitatiebrief of -formulier, een psychologisch onderzoek, een getuigschrift, een bewijs van goed gedrag en andere referenties.

•Tot maximaal twee jaar na dienstverbandDeze termijn geldt voor een aantal onderdelen van het dossier:

•
◦veel arbeidsgegevens: een arbeidsovereenkomst of wijzigingen, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden ten behoeve van de ondernemingsraad en getuigschriften.
◦gegevens over ziekte zoals brieven van de bedrijfsarts, correspondentie met het UWV etc.
◦een gesloten re-integratiedossier, behalve wanneer er een grote kans bestaat dat de herstelde werknemer weer verzuimt vanwege hetzelfde ziektebeeld. In dat geval mag je het gesloten re-integratiedossier tot maximaal 4 jaar bewaren. Het re-integratiedossier wordt na beëindging van de arbeidsrelatie zo spoedig mogelijk verwijderd.
.
•Minimaal vijf jaar na dienstverbandDeze termijn geldt voor kopieën van het identiteitsbewijs, bijlagen studenten- en scholierenregeling, loonbelastingverklaringen (ook al zijn die vervangen door nieuwe) en loonheffingen. In het geval van een kopie van het identiteitsbewijs van de ex-werknemer kun je bij de Belastingdienst een verzoek indienen om de kopieën op een andere plaats dan bij de loonadministratie te bewaren.

•Minimaal zeven jaar na dienstverbandDeze termijn geldt voor salarisafspraken, aanvullende arbeidsafspraken en arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap (voor de belastingen).

•Geen wettelijke termijnVoor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Bijvoorbeeld voor verslagen van functioneringsgesprekken. In dat geval geldt een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Mochten die gegevens in een eerdere fase al niet meer nodig zijn, dan moet je ze direct verwijderen.

Relevante boeken:

•Wet bescherming persoonsgegevens
•Handboek praktisch personeelsmanagement
•Meten & managen
Personeelsgegevens vernietigen
Als je de gegevens uit het personeelsdossier niet meer nodig hebt of de bewaartermijn is verlopen, moet je die verwijderen. Verwijderen betekent niet dat je gegevens altijd vernietigd moeten worden. Het is al voldoende dat de gegevens buiten het bereik van de actieve administratie worden gebracht en in een archiefdepot of op een aparte schijf worden opgeslagen.

Bewaarplek personeelsgegevensAls ondernemer heb je een bewaarplicht voor flink wat gegevens, waaronder het personeelsdossier. Maar hoe ver gaat die plicht? Je bent wettelijk verplicht om de administratie ordelijk en overzichtelijk op een toegankelijke plek te plaatsen, zodat de belastinginspecteur goed zijn weg kan vinden. Feit is dat de belastinginspecteur coulant zal zijn als je dossiers bij diefstal of brand verloren zijn gegaan. Het ontslaat je echter niet van je plicht om een deugdelijke administratie te voeren en je zult er dan ook alles aan moeten doen om zoveel mogelijk informatie boven water te krijgen. Zorg dus dat je de ordners op een plek (bijvoorbeeld brandwerende kast) bewaart, waar er de minste kans is dat er iets mee gebeurt.

Met eigen apps verovert HR de mobieltjes van werknemers

Voorzichtig duiken in Nederland de eerste apps op waarmee werknemers hun personeelszaken kunnen afhandelen via hun mobieltje.
Apps zijn de nieuwste ontwikkeling voor recruitment- en HR-professionals die van gadgets houden. Want wat is er leuker dan je eigen app te demonstreren op de nieuwste iPhone of iPad?

Met de komst van de smartphone (zoals de iPhone) en de tablet (onder meer iPad) kunnen mensen mobiel eenvoudig taken uitvoeren waarvoor zij vroeger een PC of een laptop nodig hadden.

Vacaturesites
Zoals wel vaker met gadgets lopen recruiters hierbij voorop.

Vacaturesites als Nationale Vacaturebank, Tempo-Team, Randstad, Banen.nl en Intermediair hebben al sinds vorig jaar zomer een app voor de iPhone en voor andere telefoons.
Vorige maand presenteerde Monsterboard een app voor de iPad.

Urenverantwoording
Inmiddels komen er ook apps op de markt waarmee werknemers hun personeelszaken kunnen regelen. Deze week presenteerden twee Nederlandse bedrijven hun werknemers-apps.

Zo heeft uitzendbureau Unique een mobiele app voor zijn uitzendkrachten. Hiermee kunnen zij zich inschrijven, hun urenverantwoording invullen, de salarisstrook en -specificatie bekijken, naar vacatures zoeken en standaardroosters opgeven.

HR self service
CTB Personele Systemen, een leverancier van een eHRM-systeem, kondigde deze week aan “als eerste” HR self service beschikbaar te hebben voor de smartphone en tablet.
De app Cobra Mobile geeft medewerkers toegang tot personeelsinformatie en HR taken. “Zo blijft men altijd en overal op de hoogte van welke collega’s jarig zijn, verlof hebben en van het interne nieuws. De app vereenvoudigt het contact met collega’s. Ook kan men onderweg verlof aanvragen en persoonlijke gegevens inzien zoals de loonstrook”, aldus het persbericht. Met de app is het ook mogelijk om foto’s naar de personeelsadministratie te sturen, bijvoorbeeld van bonnetjes die werknemers willen declareren.

Voor managers heeft de app weer andere mogelijkheden, zoals het bekijken van uitgebreide persoonsinformatie van de eigen medewerkers en geattendeerd worden op “belangrijke gebeurtenissen”.

In plaats van intranet?
Of apps alle P-zaken kunnen vervangen die manager en medewerker nu vaak via het intranet doen, valt nog te bezien.
Dat het technisch allemaal kan, wil nog niet zeggen dat mensen het ook zullen willen gebruiken. Veel hangt af van de gebruiksvriendelijkheid van de apps. Ook zullen veel mensen voor meer complexe taken liever achter hun computer kruipen dan op de bank pielen met een klein invoerschermpje van een smartphone.

Ken jij recruitment- of HR-apps? En gebruik je ze ook?

(Artikel gelezen op persnoneelsnet.nl)