Personeelsgesprek.nl is een bijzonder handig softwarepakket waarmee managers en personeelszaken veel tijd en werkdruk kunnen besparen bij het voorbereiden van personeelsgesprekken.

woensdag 20 april 2011

Bewaarplicht van personeelsdossier


Gezien in Personeelsdossier
Een werknemer in dienst levert een vracht papier op. Zelfs van een ex-werknemer moet je jarenlang ordners vol gegevens bewaren. Hoe lang moet je alles bewaren en wat kun je weggooien? De checklist bewaarplicht van het personeelsdossier.
Evenals voor een aantal andere basisgegevens, geldt ook voor de personeelsdossier en loonadministratie een bewaarplicht van zeven jaar. Een aantal zaken hoef je echter slechts vijf jaar te bewaren. Gooi je documenten eerder weg dan is toegestaan, dan kan het flink in de papieren lopen. Zo is de boete voor het niet hebben van de juiste kopie van het identiteitsbewijs van een (ex-)werknemer 42 procent van het loon.

•Bewaarplicht gegevens ex-werknemer
•Personeelsgegevens vernietigen
•Bewaarplek personeelsgegevens
Bewaarplicht gegevens ex-werknemer
Is het dienstverband met je werknemer beëindigd? Gooi niet direct al het papierwerk overboord. Voor de Belastingdienst moet je een flink aantal gegevens lange tijd bewaren. Maar bewaar ook weer niet alles, want sommige gegevens moet je juist binnen een bepaalde termijn hebben vernietigd. Een overzicht van hoe lang je welke gegevens moet bewaren:

•Tot maximaal één jaar na dienstverbandAlle sollicitatiegegevens moet je binnen een jaar hebben vernietigd. Denk hierbij aan een sollicitatiebrief of -formulier, een psychologisch onderzoek, een getuigschrift, een bewijs van goed gedrag en andere referenties.

•Tot maximaal twee jaar na dienstverbandDeze termijn geldt voor een aantal onderdelen van het dossier:


◦veel arbeidsgegevens: een arbeidsovereenkomst of wijzigingen, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden ten behoeve van de ondernemingsraad en getuigschriften.
◦gegevens over ziekte zoals brieven van de bedrijfsarts, correspondentie met het UWV etc.
◦een gesloten re-integratiedossier, behalve wanneer er een grote kans bestaat dat de herstelde werknemer weer verzuimt vanwege hetzelfde ziektebeeld. In dat geval mag je het gesloten re-integratiedossier tot maximaal 4 jaar bewaren. Het re-integratiedossier wordt na beëindging van de arbeidsrelatie zo spoedig mogelijk verwijderd.
.
•Minimaal vijf jaar na dienstverbandDeze termijn geldt voor kopieën van het identiteitsbewijs, bijlagen studenten- en scholierenregeling, loonbelastingverklaringen (ook al zijn die vervangen door nieuwe) en loonheffingen. In het geval van een kopie van het identiteitsbewijs van de ex-werknemer kun je bij de Belastingdienst een verzoek indienen om de kopieën op een andere plaats dan bij de loonadministratie te bewaren.

•Minimaal zeven jaar na dienstverbandDeze termijn geldt voor salarisafspraken, aanvullende arbeidsafspraken en arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap (voor de belastingen).

•Geen wettelijke termijnVoor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Bijvoorbeeld voor verslagen van functioneringsgesprekken. In dat geval geldt een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Mochten die gegevens in een eerdere fase al niet meer nodig zijn, dan moet je ze direct verwijderen.

Relevante boeken:

•Wet bescherming persoonsgegevens
•Handboek praktisch personeelsmanagement
•Meten & managen
Personeelsgegevens vernietigen
Als je de gegevens uit het personeelsdossier niet meer nodig hebt of de bewaartermijn is verlopen, moet je die verwijderen. Verwijderen betekent niet dat je gegevens altijd vernietigd moeten worden. Het is al voldoende dat de gegevens buiten het bereik van de actieve administratie worden gebracht en in een archiefdepot of op een aparte schijf worden opgeslagen.

Bewaarplek personeelsgegevensAls ondernemer heb je een bewaarplicht voor flink wat gegevens, waaronder het personeelsdossier. Maar hoe ver gaat die plicht? Je bent wettelijk verplicht om de administratie ordelijk en overzichtelijk op een toegankelijke plek te plaatsen, zodat de belastinginspecteur goed zijn weg kan vinden. Feit is dat de belastinginspecteur coulant zal zijn als je dossiers bij diefstal of brand verloren zijn gegaan. Het ontslaat je echter niet van je plicht om een deugdelijke administratie te voeren en je zult er dan ook alles aan moeten doen om zoveel mogelijk informatie boven water te krijgen. Zorg dus dat je de ordners op een plek (bijvoorbeeld brandwerende kast) bewaart, waar er de minste kans is dat er iets mee gebeurt.

dinsdag 12 april 2011

Met eigen apps verovert HR de mobieltjes van werknemers


Voorzichtig duiken in Nederland de eerste apps op waarmee werknemers hun personeelszaken kunnen afhandelen via hun mobieltje.
Apps zijn de nieuwste ontwikkeling voor recruitment- en HR-professionals die van gadgets houden. Want wat is er leuker dan je eigen app te demonstreren op de nieuwste iPhone of iPad?

Met de komst van de smartphone (zoals de iPhone) en de tablet (onder meer iPad) kunnen mensen mobiel eenvoudig taken uitvoeren waarvoor zij vroeger een PC of een laptop nodig hadden.

Vacaturesites
Zoals wel vaker met gadgets lopen recruiters hierbij voorop.

Vacaturesites als Nationale Vacaturebank, Tempo-Team, Randstad, Banen.nl en Intermediair hebben al sinds vorig jaar zomer een app voor de iPhone en voor andere telefoons.
Vorige maand presenteerde Monsterboard een app voor de iPad.

Urenverantwoording
Inmiddels komen er ook apps op de markt waarmee werknemers hun personeelszaken kunnen regelen. Deze week presenteerden twee Nederlandse bedrijven hun werknemers-apps.

Zo heeft uitzendbureau Unique een mobiele app voor zijn uitzendkrachten. Hiermee kunnen zij zich inschrijven, hun urenverantwoording invullen, de salarisstrook en -specificatie bekijken, naar vacatures zoeken en standaardroosters opgeven.

HR self service
CTB Personele Systemen, een leverancier van een eHRM-systeem, kondigde deze week aan “als eerste” HR self service beschikbaar te hebben voor de smartphone en tablet.
De app Cobra Mobile geeft medewerkers toegang tot personeelsinformatie en HR taken. “Zo blijft men altijd en overal op de hoogte van welke collega’s jarig zijn, verlof hebben en van het interne nieuws. De app vereenvoudigt het contact met collega’s. Ook kan men onderweg verlof aanvragen en persoonlijke gegevens inzien zoals de loonstrook”, aldus het persbericht. Met de app is het ook mogelijk om foto’s naar de personeelsadministratie te sturen, bijvoorbeeld van bonnetjes die werknemers willen declareren.

Voor managers heeft de app weer andere mogelijkheden, zoals het bekijken van uitgebreide persoonsinformatie van de eigen medewerkers en geattendeerd worden op “belangrijke gebeurtenissen”.

In plaats van intranet?
Of apps alle P-zaken kunnen vervangen die manager en medewerker nu vaak via het intranet doen, valt nog te bezien.
Dat het technisch allemaal kan, wil nog niet zeggen dat mensen het ook zullen willen gebruiken. Veel hangt af van de gebruiksvriendelijkheid van de apps. Ook zullen veel mensen voor meer complexe taken liever achter hun computer kruipen dan op de bank pielen met een klein invoerschermpje van een smartphone.

Ken jij recruitment- of HR-apps? En gebruik je ze ook?

(Artikel gelezen op persnoneelsnet.nl)

maandag 11 april 2011

Doe de beroepskeuzetest of de talentenanalyse


De Intermediair-testen helpen je bij je zoektocht naar een nieuwe baan of de ontwikkeling van je loopbaan. De tests geven je inzicht in wie je bent, wat je wilt en wat bij je past met o.a.:




Beroepskeuzetest
Talentenanalyse
Leiderschapsstijl 

Bekijk alle testen

Al deze tests geven je een beter inzicht in wie je bent en wat je kunt.
Dat helpt je bij de gesprekken met je manager om een beter persoonlijk ontwikkelplan vast te stellen.